Како да подготвите податоци за миграција во ЕРП систем

Во процесот на имплементација на нов ЕРП систем, возбудата во најголема мерка е поврзана со модулите и функционалните аспекти што се очекуваат од новиот систем. Затоа и фокусот во проектниот менаџмент честопати е свртен кон задачи поврзани со овој сегмент од проектот. За сметка на тоа миграцијата на податоци иако изискува значително планирање, не го добива вниманието кое го заслужува. Понатаму, кога роковите ќе притиснат управувањето со овој процес е најчеста колатерална штета, што резултира со функционално супериорен нов систем но со неквалитетни податоци. Тоа ја прави целата имплементација помалку успешна.

Едноставно кажано, миграција на податоци е процес на пренесување, копирање и реструктуирање на податоци од стар систем во нов. Притоа податоците најчесто подлежат и на процес на чистење и корекција. Со оглед на вредноста на информациите кои компанијата ги поседува во податоците, истите треба да се мигрираат без ризик за губење и со подобрен квалитет.

Процесот на управување со миграцијата на податоци е практично вграден во сите проектни имплементациски фази: анализа, дизајн, развој, и завршува со процесот на ставање на новиот систем во функција.

Во фазата Анализа се идентификуваат податоците кои треба да се мигрираат, како и нивната состојба. Има неколку типови на податоци кои се предмет на миграција:

• Шифрарници (купувачи, добавувачи, артикли и др.)

• Трансакциски податоци

Една од одлуките кои треба да се донесат во овој процес е и за обемот на историски податоци кои ќе се мигрираат. Оваа одлука е условена со фреквенцијата со која корисникот има потреба од пристап до одредени историски податоци и анализи и се дефинира уште во рамки на проектниот опсег врз основа на кој се одредува и проектниот буџет.

Активности поврзани со квалитетот на податоците вклучуваат чистење на податоците со корекција или нивно ажурирање, елиминација на дупликати како и нивно докомплетирање. Чистењето и уредувањето на податоци може да се изведе на два начина: во рамки на изворниот систем, што ја намалува комплексноста на процесот или со користење на екстерни алатки, најчесто ексел во кој претходно податоците се експортирани. Во одредени ситуации во интерес на проектот за оваа активност е неопходно да се вклучи и надворешен соработник кој ја познава индустријата и може да помогне во процесот на чистење, рационализација или проширување на податоците пред миграција.

Во фазата Анализа се утврдуваат и изворите од кои податоците ќе се преземат, каква е нивната достапност и дали процесот ќе се одвива рачно или ќе се автоматизира.

Процесот продолжува со фазата Дизајн во која се дизајнира процесот на миграција и се мапираат полињата кои се предмет на миграцијата, а врз основа на миграциските побарувања утврдени и документирани во фазата Анализа. Мапирањето се извршува за задолжителните полиња во новиот систем како и за опционалните но кои се неопходни за корисникот согласно неговите деловни процеси. Доколку е потребно, се утврдуваат и филтрите кои ќе бидат аплицирани на изворните податоци. Во оваа фаза се врши и валидација на изворите на податоци од кои ќе се мигрира. За полиња кои не можат да се обезбедат од постоечките извори, во консултација со корисникот се одредува алтернативен начин да се обезбедат.

Во рамки на фазата се обезбедуваат и дел од изворните податоци кои ќе бидат мигрирани во продукциската и тест околина за различни цели на тестирање.

Процесот во оваа фаза завршува со креирање документ кој го опишува дизајнот на миграцијата, односно опсегот, планот за изведба и процесот на управување и вклучува детали како што се: специфичи типови или категории на податоци, потребен редослед при креирање на релационите податоци, обем на податоци, изворите и нивната состојба, стратегија и акциски план за чистење на податоците, нивно форматирање и др. Од страна на корисникот се одредува одговорно лице за квалитетот и достапноста на постоечките податоци.

Фазата Развој во процесот на миграција на податоци се состои од креирање на миграциски и трансформациски скрипти со помош на кои ќе се пренесат податоци од изворниот во новиот систем. Ова е критична фаза затоа што многу често податоците се дитрибуирани низ различни системи или се чуваат во ексели или други помошни датотеки. Тоа значи голем број на трансформации од различни технички околини и потребно е познавање на нивната структура за успешно извлекување на податоците. Секоја од развиените скрипти потребно е да се тестира во тестна околина со реалните податоци предвидени за тестирање.

Многу често при овој процес се креира наменска алатка за импорт прилагодена за едноставно користење од страна на корисникот за идни потреби од сличен карактер.

Следна фаза е Ставање во функција. Во рамки на оваа фаза процесот на миграција на податоци се состои од полнење на новиот систем со податоците предвидени за миграција во околината за тестирање и прием, како и во продукцискиот систем. Ова е уште една можност за валидација на процесот и податоците пред одење во продукција.

Податоците се мигрираат од изворните системи/датотеки во тест околина за да може да се изведе кориснички тест и прием. Овој тест вклучува проверка на фукнционалности, интеграции, безбедност и перформанси. Со цел тестовите да бидат сеопфатни и реални, потребни се реални податоци од постоечките продукциски системи.

Со воведување на новиот систем, потребно е и да се обезбеди пренос на знаење за процесот на управување со матичните податоци.

Оваа фаза завршува со миграција на продукциските податоци од изворните системи/датотеки во продукциска околина како дел од процесот на одење во продукција.Моментот на миграција треба да обезбеди корисниците да ги имаат на располагање најновите податоци во моментот кога ќе започнат со работа. Оваа активност може и да се подели на две подфази: импорт на статични податоци кој може да се изведе порано и финален импорт на преостанатите податоци непосредно пред одењето во продукција.

Додека трае процесот на финална миграција неопходно е системот да биде недостапен за крајните корисници.

Миграцијата на податоци не е едноставно копирање од еден во друг систем. Важноста и робустноста на целиот процес на подготовка и миграција на податоците е причина за користење на методологија, специјализирани ETL (Extract, Transform, Load) алатки за екстракција, трансформација и вчитување на податоците во новиот систем, а препорака на дел од најискусните ЕРП производители во процесот на буџетирање е во делот за миграција да се алоцираат од 20% до 40% од целокупниот буџет на проектот.

 

by Vasil Karev

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s