Uloga IT Menadžera u implementacije ERP rešenja

U prethodna dva broja, već smo govorili o tome kako pronaći prave ljude za određene pozicije. U prethodnom broju smo pisali kako izabrati ključne korisnike, a pre toga kako izabrati vođu projekta na strani klijenta. U ovom broju ćemo nastaviti sa izborom pravih ljudi za prava mesta, tako što ćemo vam pomoći sa objašnjenje za koje poslove je zadužen IT Menadžer u procesu implementacije ERP rešenja. Zašto je ovo važna tema? Ova tema je od izuzetne važnosti, zato što se vrlo često očekuje od IT Menadžer da rukovodi celokupnim projektom implementacije ERP rešenja, što je u potpunosti pogrešna odluka. ERP projekat nije IT projekat, jer se kao cilj ne postavljaju IT ciljevi, kao npr. u implementaciji antivirus sistema. ERP projekat za ciljeve ima uređenje poslovnih procesa, a zamka je u tome što je ipak u pitanju softver. Zato ćemo biti jasni šta jedan IT Menadžer treba da radi u ovom slučaju.

IT Menadžer u suštini ima osnovnu ulogu da izvođaču obezbedi izveštaj o postojećem klijentovom IT okruženju i da učestvuje u izgradnji arhitekture okruženja (hardver, sistemski i ostali softver i mrežno okruženje) koju zahteva nova implementacija.

Opis posla

IT Menadžer je projektna uloga, a tačna organizaciona pozicija IT Menadžera u okviru firme ne mora da bude precizno definisana. IT Menadžer može da bude CIO (Chief Information Officer) ili neka druga osoba koja je odgovorna za celokupno klijentovo IT okruženje. Pod IT okruženjem se misli i na hardverska i na softverska podešavanja na svim lokacijama, kao i na kompletno mrežno okruženje.

IT Menadžer će frekventno komunicirati sa tehnološkim konsultantom tokom faze analize, kako bi pravilno odradio podešavanja arhitekture za nov hardver i softver. Tipično, osoba koja nosi ovu ulogu vrlo dobro razume klijentovu organizaciju i poznaje većinu specifičnosti aplikacija koje su korišćene u postojećem klijentovom okruženju. Idealno, IT Menadžer ima dobru mrežu odnosa u okviru klijentove organizacije i upoznat je sa problemima u sektorima i korisnicima na koje će uticati nova implementacija.

IT Menadžer bi trebalo da ima posebno razumevanje uticaja projektnih odluka na IT infrastrukturu i IT zajednicu. Takođe, IT menadžer mora da ima jasnu sliku o trenutnom nivou IT znanja među korisnicima koji će koristiti novi sistem. Pod tim znanjima se misli na osnovna IT znanja (osnovna poznavanja operativnog sistema), kao i rad sa specifičnim aplikacijama na kojima se zasniva rad budućeg poslovnog sistema (npr. Office paket i sl.), ili aplikacije koje sarađuju sa budućim poslovnim sistemom.

Tokom ovih procesa, IT Menadžer posebnu pažnju treba obratiti na to da suština implementacije ERP rešenja nije u njegovom prilagođavanju postojećem hardveru i sistemskom softveru. Hardver i sistemski softver nisu svrha sami sebi, već je njihova svrha pre svega u zadovoljavanju potreba poslovnih softvera. U tom smislu, IT Menadžer treba da obrati pažnju pre svega na to kako ispuniti sve hardverske i sistemske zahteve novog ERP rešenja.

Potrebne veštine IT Menadžera

U nastavku teksta ćemo navesti koje su to ključne veštine koje IT Menadžer treba da poseduje. Jedna od najvažnijih je sposobnost donošenja odluka i moć realizacije odluka u IT organizaciji. Ovo je važno zbog toga što će implementacija ERP rešenja dovesti do mnogih promena u IT organizaciji i IT Menadžer treba da bude nosilac ovih promena, a ne njihov kočničar. Kako bi sve ove promene izneo na svojim leđima, potrebno je ima i jasnu pisanu i usmenu komunikaciju, jer će sve ove promene zahtevati puno dokumentovanja i dogovaranja.

Ako ipak bude morao da vodi projekat, ali i čak i ako nije takva situacija, već treba da upravlja svojim IT timom tokom procesa implementacije, potrebno je da poseduje i iskustvo u vođenju timova, a naročito da poseduje kreativnost prilikom rešavanja problema i konflikata, jer svaki projekt je u suštini pun različitih vrsta problema. A naravno, na kraju, kao i kod svih glavnih članova tima, potrebno je i IT Menadžer bude proaktivan.

Sada kada znamo koje su to ključne veštine, odnosno osobine koje IT Menadžer treba da poseduje, možemo se usredsrediti i na konkretne funkcionalne, odnosno tehničke veštine.

Naravno, IT Menadžer verovatno kao prvu veštinu mora da poseduje detaljno razumevanje svih tehnologija kojima upravlja, bez obzira da li su u pitanju hardverske komponente ili sistemski softver. Ali, takođe mora posedovati i temeljno poznavanje ostalih tehnologija koje su u vezi sa kompanijom u kojoj radi. S obzirom da je ERP, kao što smo već napomenuli, poslovni informacioni sistem, IT Menadžer mora i fundamentalno razumeti poslovne sisteme. Naravno, potrebno je i sveobuhvatno poznavanje svih IT tehnologija, kao i sposobnost učenja i razumevanja novih tehnologija, jer će implementacija ERP rešenja doneti puno novina u svakodnevni život IT sektora.

Sa druge strane, iako nije u pitanju tehnološka veština, s obzirom da je implementacija ERP rešenje ipak projekat, on mora da poseduje i razumevanje projektne metodologije, poslovnih modela, modela podataka i ostalih vizualizacija potrebnih za implementaciju poslovnog sistema.

Tipične Aktivnosti

U toku odlučivanja vezanih za nabavku budućeg sistema, tipične aktivnosti kojima IT Menadžer jedne kompanije rukovodi se mogu svrstati u sledeće:

  • Pregled i preuzimanje planiranja i davanje predloga
  • Doprinosi infrastrukturnoj analizi i dizajnu
  • Odlučuje o tehničkim pitanjima vezanim za hardver i softver u okruženju sopstvene kompanije
  • Odlučuje o tehničkim pitanjima vezanim za mrežnu infrastrukturu
  • Podrška odlukama vezanim za poslovne i finansijske aspekte
  • Podrška pregovaranju i zaključivanju ugovora za implementaciju poslovnog sistema

Kada se ERP rešenje odabere i krene sa implementacijom nekog od rešenja, kroz sve faze projekta se provlače sledeće aktivnosti.

Bez obzira na to što IT Menadžer nije vođa projekta, on mora redovno da pregleda i planira buduće faze projekta. U tom smislu, on će davati ključni doprinos u analizi infrastrukture, interfejsa, migracije podataka i poslovnih procesa, ali i odlučivati o tehničkim pitanjima vezanim za hardver i softver u okruženju svoje kompanije, odnosno odlučivati o tehničkim pitanjima vezanim za mrežnu infrastrukturu.

Iako na prvi pogled to ne spada u njegove redovne aktivnosti, IT Menadžer će ipak biti uključen i u podršku odlučivanju o poslovnim i finansijskim aspektima. Takođe će biti uključen i u pomoć pri organizaciji edukacije korisnika i edukaciju korisnika sa strane korišćenja uslužnog pomoćnog softvera.

Kao što smo naveli, pored infrastrukture, IT Menadžer brine i o sistemskom softveru, kao i sigurnosti sistema koji se nalazi u firmi i pravima pristupa korisnika. To dovodi da je poželjno znanje vezano za održavanje relacionih baza i rad na osnovnom programiranju i dizajnu sistema. OK, možda IT Menadžer ne mora biti stručan u ovim oblastima, ali mora imati barem osnovno znanje, a istovremeno i ljude u svom timu koji imaju predmetna znanja. Naravno, tu su i obaveze u podešavanju prava pristupa korisnika, kao i prvi nivo podrške korisnicima i pomoć korisnicima prilikom testiranja novih funkcionalnostima.

Na kraju, kao što smo već par puta pomenuli, IT Menadžer mora biti spreman na učenje u vezi održavanja novog poslovnog sistema i iako ne vodi projekat, mora biti spreman da pruži podršku u zaključivanju faza projekta, odnosno tamo gde je potrebno tehničko znanje.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s