Najčešće greške u implementaciji ERP-a i kako ih izbeći – deo 6

Implementacije ERP rešenja su među najskupljim i najkomplikovanijim zadacima koje IT sektor može imati, a takođe spadaju u projekte sa najvećom potrošnjom vremena.

Verovatno je razlog tome to što ti projekti zapravo i nisu IT projekti, odnosno nisu u potpunosti IT projekti. Projekat koji u potpunosti utiče na sve poslovne procese u jednoj kompaniji se nikako ne može nazvati samo IT projekat i to je verovatno jedna od ključnih grešaka u implementaciji ovih rešenja.

U prethodnim brojevima smo već pisali o nekim greškama u implementaciji ERP rešenja, kao i preporukama kako ih izbeći. Pisali smo o greškama o lošem planiranju, izboru dobavljača ili partnera, kao i o nerazumevanju ključnih zahteva i funkcionalnosti sistema, potcenjivanju potrebnog vremena i resursa, kao i o izboru pravih ljudi u projektne timove. Pojave ovakvih grešaka i problema u izvođenju projekata su posledica isključivo zanemarivanje upravljanja rizicima projekta. Iako je takvo ponašanje potpuno neetičko za vođe projekata, ipak se prilično često dešavaju ovakve situacije.

U nekim situacijama, vođe projekata su neiskusne, nekada manje iskusni ne slušaju savete iskusnijih, nekada se samo nadamo da će ipak sve proći kako treba i da neće baš nama sve loše da se dogodi ili jednostavno nismo uložili u vođenje projekta.

Da, vođenje projekta košta, kao i upravljanje rizicima, i da bi se projekat vodio, za njega je potrebno odvojiti budžet. Samo tako se možemo nadati da rizici mogu da se kontrolišu, ali i o tome ćemo govoriti.

I dalje nam je cilj da pokušamo sve što je moguće kako bi smo izbegli horor priče o neuspešnim ERP projektima, jer ERP zaista može puno da vam pomogne u poslovanju, ali se prema njegovoj implementaciji treba postaviti profesionalno.

Do sada smo opisali pet iz grupe najznačajnijih grešaka koje se vrlo često javljaju u implementaciji bilo kog projekta, pa tako i projekta implementacije ERP rešenja i to bez ikakve veze koji ERP sistem implementiramo. To su loše planiranje, neadekvatna provera ERP implementatora, nepoznavanje ili nerazumevanje zahteva ili funkcionalnosti, potcenjivanje vremena i potrebnih resursa za implementaciju i pogrešan izbor članova projektnog tima. Po pitanju planiranja, vrlo je jednostavna situacija – ono što planiramo to ćemo i dobiti kao rezultat, nikada više od toga. Ako nismo ništa planirali, to ćemo i dobiti. Sa druge strane, ako nismo proverili ko će nam implementirati ERP rešenje, to bi bilo isto kao i otići kod hirurga na operaciju, a da niste prethodno proverili da li je on uopšte doktor i da li je ikada operisao. Takođe, i ako odete kod dobrog hirurga, ako ne umete da mu objasnite tačno koji je vaš zdravstveni problem, on neće znati kako da vam pomogne ili kao u nekom hororu, možda vam odradi pogrešan hirurški zahvat. Naravno, ništa od projekta i ukoliko čekate, po vas poslednji trenutak i očekujete brzu implementaciju jer je kod vas „sve standardno i nema ništa složeno“. Ili ste smatrajući da je tamo „samo jedan od projekata“, potcenili projekat i izabrali ljude za projektne timove koji nisu dorasli zadatku.

Nadamo se da smo dovoljno precizno objasnili koliko su obe teme izuzetno važne za uspešan projekat i da ćete se potruditi da ih izbegnete na vašim projektima. Sada nastavljamo dalje na naredne potencijalne greške.

Greška #6: Nedefinisanje prioriteta

Tokom projekta implementacije ERP rešenja, jedna od osnovnih stvari koju možemo učiniti kako bi smo smanjili mogućnost potencijalnog kašnjenja ili eventualno i ubrzali stvari na projektu je izbegavanje multitaskinga. Pod multitaskingom podrazumevamo istovremeno izvršavanje većeg broja zadataka, a to je po definiciji jedan od prvih razloga dobijanja loših rezultata, puno grešaka u radu, a samim tim i kašnjenja u radu. Ako baš i ne možemo u potpunosti da ga izbegnemo, cilj bi trebalo da bude da multitasking svedemo na najniži mogući nivo. Većina vođa projekata bi se složila sa činjenicom da ljudi rade znatno sporije kada moraju na žongliraju sa različitim zadacima i stalno menjaju brzine i fokus rada.

Kako to možemo popraviti? Na izgled vrlo jednostavno, potrebno je samo postaviti prioritete. To znači da je prioritetizacija zadataka jedan od najvažnijih poslova uspešnog vođe projekta. Čak i kada nam sve izgleda hitno, to je jednostavno nemoguće isporučiti istovremeno. Ma koliko se mi trudili, to nećemo moći da uradimo. Ako sledimo prioritete, možda ćemo uspeti da deo poslova isporučimo odmah, a deo kasnije. Ali ako multitaskujemo, jednostavno ni jedan posao neće biti urađen odmah; možda će svi biti na 80-90% dovršenosti, ali ni jedan neće biti skroz završen. A priznaćete da to baš i nije rešenje.

Ako kada govorimo o prioritetima, tu ne mislimo samo na zadatke koje konsultanti ili programeri treba da završe u situaciju kada je vreme problem. Tu takođe mislimo i na redosled rešavanja problema koji postoje u operativnom vođenju projekta; vođa projekta je takođe vrlo često u situaciji da ne može da reši sve probleme od jednom, već ih mora rangirati po važnosti i onda rešavati jedan po jedan. A svako uključivanje simultanog rada na više zadataka nas udaljava od rešenja problema.

Jednostavno, uraditi rangiranje svih zadataka koji se trebaju uraditi u nekom periodu po važnosti i završavati jedan po jedan. Tako izbegavamo gubitak fokusa sa aktuelnog problema ili zadatka do njegovog konačnog rešavanja. Kad jednu stvar rešimo u potpunosti, prelazimo na drugu. Na takav način izbegavamo i paradoks „99%“, po kojem nam je za rešenje poslednjih 1% potrebno nekoliko puta više vremena nego za prethodnih 99%. Takođe, naučite i vaše klijente da ne mogu svi zadaci da budu hitni, jer ako sve označe kao hitne, to samo znači da će svi imati isti prioritet, tako da će redosled rešavanja biti slučajan, a ne onakav kakav bi njima zaista trebao.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s