Najčešće greške u implementaciji ERP-a i kako ih izbeći – deo 5

Implementacije ERP rešenja su među najskupljim i najkomplikovanijim zadacima koje IT sektor može imati, a takođe spadaju u projekte sa najvećom potrošnjom vremena.

Verovatno je razlog tome to što ti projekti zapravo i nisu IT projekti, odnosno nisu u potpunosti IT projekti. Projekat koji u potpunosti utiče na sve poslovne procese u jednoj kompaniji se nikako ne može nazvati samo IT projekat i to je verovatno jedna od ključnih grešaka u implementaciji ovih rešenja.

U prethodnim brojevima smo već pisali o nekim greškama u implementaciji ERP rešenja, kao i preporukama kako ih izbeći. Pisali smo o greškama o lošem planiranju, izboru dobavljača ili partnera, kao i o nerazumevanju ključnih zahteva i funkcionalnosti sistema i potcenjivanju potrebnog vremena i resursa. Pojave ovakvih grešaka i problema u izvođenju projekata su posledica isključivo zanemarivanje upravljanja rizicima projekta. Iako je takvo ponašanje potpuno neetičko za vođe projekata, ipak se prilično često dešavaju ovakve situacije.

U nekim situacijama, vođe projekata su neiskusne, nekada manje iskusni ne slušaju savete iskusnijih, nekada se samo nadamo da će ipak sve proći kako treba i da neće baš nama sve loše da se dogodi ili jednostavno nismo uložili u vođenje projekta.

Da, vođenje projekta košta, kao i upravljanje rizicima, i da bi se projekat vodio, za njega je potrebno odvojiti budžet. Samo tako se možemo nadati da rizici mogu da se kontrolišu, ali i o tome ćemo govoriti.

I dalje nam je cilj da pokušamo sve što je moguće kako bi smo izbegli horor priče o neuspešnim ERP projektima, jer ERP zaista može puno da vam pomogne u poslovanju, ali se prema njegovoj implementaciji treba postaviti profesionalno.

Do sada smo opisali četiri iz grupe najznačajnijih grešaka koje se vrlo često javljaju u implementaciji bilo kog projekta, pa tako i projekta implementacije ERP rešenja i to bez ikakve veze koji ERP sistem implementiramo. To su loše planiranje, neadekvatna provera ERP implementatora, nepoznavanje ili nerazumevanje zahteva ili funkcionalnosti i potcenjivanje vremena i potrebnih resursa za implementaciju. Po pitanju planiranja, vrlo je jednostavna situacija – ono što planiramo to ćemo i dobiti kao rezultat, nikada više od toga. Ako nismo ništa planirali, to ćemo i dobiti. Sa druge strane, ako nismo proverili ko će nam implementirati ERP rešenje, to bi bilo isto kao i otići kod hirurga na operaciju, a da niste prethodno proverili da li je on uopšte doktor i da li je ikada operisao. Takođe, i ako odete kod dobrog hirurga, ako ne umete da mu objasnite tačno koji je vaš zdravstveni problem, on neće znati kako da vam pomogne ili kao u nekom hororu, možda vam odradi pogrešan hirurški zahvat. Naravno, ništa od projekta i ukoliko čekate, po vas poslednji trenutak i očekujete brzu implementaciju jer je kod vas „sve standardno i nema ništa složeno“.

Nadamo se da smo dovoljno precizno objasnili koliko su obe teme izuzetno važne za uspešan projekat i da ćete se potruditi da ih izbegnete na vašim projektima. Sada nastavljamo dalje na naredne potencijalne greške.

Greška #5: Pravi ljudi na pravim mestima

Vrlo često se događa da kompanije ne postave prave ljude u projektne timove prilikom implementacije ERP rešenja, iako je to neophodno već na samom početku projekta. Imajte u vidu da su implementacije ERP rešenja obično jedni od većih i složenijih projekata sa izuzetno velikim uticajem na buduće poslovanje kompanije. Ako je to tako, javlja se pitanje zašto se ne postavljaju pravi ljudi na prava mesta?

Vrlo često menadžeri kompanija potcenjuju složenost i ozbiljnost ovakvog projekta i zato i ne obraćaju pažnju na izbor ključnih ljudi u projektnom timu, ali često kompanije i nemaju dovoljno dobre zaposlene za rad na takvom projektu.

Potcenjivanje projekta

Kada kažemo da menadžeri potcenjuju složenost ovakvog projekta, to se događa iz više razloga. Najčešće, menadžeri još na početku projekta, o implementaciji ERP-a razmišljaju kao o „još jednom programu“ u firmi. Zbog toga, umesto da odaberu najbolje ljude koji zaista poznaju poslovanje kompanije, oni biraju ljude čije će odsustvovanje sa redovnog posla najmanje da se oseti u poslovanju firme. Takvom negativnom selekcijom dobijamo najslabije ljude na mestima koja treba da postave poslovne procese po kojima će se firma ubuduće kretati.

Sa druge strane, nekada su menadžeri iako svesni odgovornosti i ozbiljnosti projekta, jednostavno ubeđeni da je to sve posao implementatora koji će nekim „čarobnim štapićem“ da pogodne sve što je njima potrebno, jer se to jednostavno podrazumeva. Takođe, ponekad su ubeđeni da je sve što oni rade potpuni standard i da tu nema šta da se analizira, jer je sve već poznato.

Puno je razloga zašto menadžeri potcenjuju projekat implementacije ERP rešenja, ali su svi pogrešni. Projekat implementacije ERP rešenja u vašoj firmi je izuzetno značajan posao za vas, jer će imati direktnog uticaja na vaše poslovanje dugi niz godina. Iz tog razloga, ukoliko već imate dobre ljude, delegirajte ih na ovaj projekat. Ali obavezno pre delegiranja ljudi u projektni tim, tražite od implementatora da vam detaljno opiše koja znanja i veštine oni treba da poseduju, kao i šta se sve očekuje od njih. Tek tako ćete biti u stanju da odaberete prave ljude. Ne znači da su najbolji ljudi oni kojima najviše verujete, već oni kojima i verujete i imaju potrebna znanja i veštine za ovakav projekat.

Nedovoljno kvalitetni ljudi

Kada već znamo koja znanja i veštine ti ljudi treba da poseduju, ostaje samo da ih pronađemo u svojim redovima i delegiramo na projekat. Ali tu često naiđu problemi. Generalno, mali broj kompanija će već na početku projekta reći svom partneru koji vrši implementaciju ERP rešenja da nemaju adekvatne zaposlene koji bi bili pravi sagovornici i saradnici u tom ozbiljnom poslu. Ili nisu ni svesni da nemaju ljude tog kvaliteta ili ne žele da priznaju da nemaju dovoljno kvalitetne zaposlene. Naravno, ovo ne znači da sve firme nemaju dobre kadrove, već da se često obezbeđuju pogrešni kadrovi za potrebne poslove, što se događa kada se ne poštuju preporuke implementatora ili takve preporuke nisu ni dobili. Nekada se ljudi koji bi bili sjajni u tom poslu jednostavno ne delegiraju.

Ali da se vratimo tome da nekada iako menadžeri znaju koja znanja i veštine su potrebne za članove projektnog tima, ali jednostavno nemaju takve ljude ili ih nemaju dovoljno. Ako imaju nekolicinu, ali ne dovoljno da se pokriju sve uloge, jednostavno nekada se uloge mogu i spajati, ali tako da se vodi računa da ti ljudi ipak imaju dovoljno vremena i koncentracije da odrade sve potrebne poslove i zadatke. Bilo bi dobro da se u takvoj situaciji, ti ljudi rasterete barem redovnih poslovnih zadataka.

Ali šta ako kompanija ipak nema dovoljno dobre ljude, kako bi ih rasporedila na tako zahtevne zadatke. Sve je bolje od izbora pogrešnih ljudi u projektni tim. U ovakvim situacijama se obično savetuje da se angažuju ljudi koji nisu stalno zaposleni u kompaniji. U skladu sa potrebama projekta, naći odgovarajuće ljude za projektni tim i angažovati ih po ugovor tokom trajanja projekta. Ono što je neophodno u ovakvom slučaju je da se ti ljudi uključe na projekat i pre izbora partnera, kako bi imali dovoljno vremena da se upoznaju sa detaljima u poslovanju kompanije koju će zastupati.

Koje su to glavne uloge na projektu?

Uloge na projektu mogu varirati od tipa projekta, vrste ERP rešenja, kao i od metodologije implementacije rešenja. Ali svi projekti implementacije ERP rešenja moraju da imaju uloge Project Managera, IT Managera, kao i ključnih korisnika koji pokrivaju najznačajnije poslovne procese u kompaniji. To znači, da je najviše pažnje potrebno posvetiti izboru ovih uloga i to prilazeći im na različit način, jer sve one zahtevaju potpuno različit spektar znanja i veština, kao i vremena koje je potrebno posvetiti projektu. Uzimajući u obzir ozbiljnost ovih uloga, obradićemo ih nezavisno u posebnim tekstovima, kako bi ste što preciznije znali kako izabrati prave ljude.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s