Kako izabrati vođu projekta

U temi u ovom broju koja se odnosi na izbegavanje najčešćih grešaka u implementaciji ERP rešenja, govorili smo o tome kako pronaći prave ljude za određene pozicije. Kao logičan nastavak ove teme, govorićemo kako pronaći određene ljude. U ovom broju ćemo govoriti o osobinama koje vođa projekta (Project Manager) sa strane naručioca posla mora da ispunjava. Ovo je verovatno najvažnija osoba na projektu sa strane naručioca posla i potrebno je obratiti posebnu pažnju na to kako ga izabrati.

Vođa projekta je odgovoran je za upravljanje kompletnim projektom na strani naručioca, sa ciljem da naručiocu obezbedi isporuku adekvatnog poslovnog rešenja. Ova osoba mora imati autoritet za nadgledanje svih promena koje su u vezi sa projektom. Njegovi najbitniji zadaci su raspoređivanje resursa klijenta na projekat kao i organizovanje komunikacije u okviru organizacije klijenta. Sa druge strane, vrlo često se pravi greška delegiranjem osobe na ovu funkciju koja nema znanja i veštine u upravljanju projektom, ali ni delegiran autoritet. Nabrojane veštine i osobine mogu i odstupati u zavisnosti od tipa projekta i metodologije, ali su najvećim delom iste ili slične, a i imaju jednu zajedničku osobinu – osobe koje vode projekat moraju imati dovoljno vremena za taj posao.

Suština posla koju vođa projekta na strani naručioca posla može se definisati u sledećih nekoliko radnji: on zakazuje i planira sve događaje u toku trajanja projekta u koordinaciji sa vođom projekta na strani implementatora, koordinira resursima u svojoj kompaniji, stara se o tome da svi najvažniji poslovni zahtevi naručioca budu pravilno iskazani i ostvareni i vodi računa o opsegu i trošku projekta.

Opis posla

Vođa projekta na strani naručioca je dužan da osigura da svi zahtevi budu planirani i izvršeni na način koji bi bio najbolji i najpovoljniji za njegovu kompaniju, a kako bi projektni svi ciljevi bili ispoštovani. Ključni ciljevi su završetak projekta u okviru planiranog vremena i budžeta i na najveće moguće zadovoljstvo naručioca. Zato, ova osoba mora da ima izražene sposobnosti da donosi strateške odluke vezane za određene faze projekta.

Vođa projekta održava komunikaciju između tima implementatora i tima u okviru svoje organizacije (ključni korisnici, krajnji korisnici, IT Manager,…), a pored toga, ima obavezu da zajedno sa vođom projekta na strani implementatora periodično sastavlja statusne izveštaje o toku projekta. On nadzire tok implementacije, kako bi bio siguran da se ostvaruju zacrtani ciljevi, u zadatom opsegu i troškovima. Iz ovih razloga, on mora svoju projektnu ulogu tokom trajanja implementacije da stavi ispred svih svojih redovnih aktivnosti.

To su i inače razlozi iz kojih se ne preporučuje postavljanje ljudi iz viših upravljačkih struktura firme naručioca na ovu poziciju, već je potrebno izabrati ljude sa znanjima o upravljanju projekta. Bez obzira na sve želje da se rade kvalitetno oba posla, i upravljanje projektom i upravljanje firmom (ili delom firme), iskustvo je pokazalo da je to u praksi nemoguće. Ovo predstavlja jedan od glavnih rizika koji projekat navodi na pogrešan put. Problem kod ove greške je u tome, što se u ranim fazama projekta čini apsolutno mogućim da se rade oba posla, ali tokom odmicanja projekta, to postaje sve teže i teže, dok ne dođe do situacije da postane nemoguće. S obzirom da je greška takve prirode da se u praksi može ustanoviti, tek kada bude prilično kasno, savetuje se da naručilac ima sve ove činjenice u vidu prilikom odabira ove uloge na projektu.

U slučaju sopstvenog odsustva, vođa projekta bi trebalo odredi (privremenog) zamenika, koji treba ima ista ovlašćenja kao i vođa projekta, s tim što je pravo korišćenja ovih ovlašćenja uzrokovano odsustvom vođe projekta, nekim drugim razlogom, posebnim ovlašćenjem vođe projekta ili u slučaju prestanka funkcije vođe projekta, kada preuzima ulogu vođe projekta do izbora novog.

Veštine vođe projekta

Jedna od najvažnijih osobina koju vođa projekta treba da poseduje je kvalitetna usmena i pisana komunikacija. Skoro ceo tok projekta je zasnovan na komunikaciji i uspešno vođenje i organizovanje komunikacije između ostalih članova tima i timova već sa 50% garantuje uspešnost projekta. Sa druge strane, uspešno organizovanje komunikacije podrazumeva i posedovanje veština upravljanja resursima i timovima u organizaciji i obezbeđivanje njihovog funkcionisanja bez problema i konflikata, odnosno njihovo kreativno rešavanje i svođenje na minimum.

Naravno, pored ovih osnovnih veština, potrebne su i određene specifične veštine koje su karakteristične za upravljanje projektima. To znači, da bi budući vođa projekta trebalo da bude biran među ljudima koji imaju ovaj vid iskustva ili im barem obezbediti određene treninge. To znanje podrazumeva posedovanje iskustva i sposobnosti da se upravlja opsegom, vremenom i troškovima projekta, kao i očekivanjima sponzora projekta i projektnih timova.

Takođe, vođe projekta moraju da imaju delegiran autoritet za odluke na projektu, ali i pored autoriteta, potrebne su osobine koje obezbeđuju mogućnost donošenja odluka vezanih za sva pitanja u okviru projekta i njihovu realizaciju. Ovo posebno naznačavamo, jer dodeljeni autoritet treba i koristiti, što nekada nije jednostavno. I naravno, vođa projekta mora biti proaktivan, odnosno ne sme čekati da ga događaji preteknu, već on mora upravljati događajima.

Pored navedenih znanja na temu upravljanja projektima, vođa projekta implementacije ERP rešenja mora imati i određena funkcionalna, odnosno tehnička znanja. On mora dobro da poznaje poslovne sistema i u teoriji i praksi i da dobro poznaje poslovne procese, a naročito poslovne procese koji se obavljaju u njegovoj kompaniji.

A kao što smo već napomenuli, neophodno je da dobro razume, odnosno poznaje izabranu metodologiju upravljanja projektom, kao i poslovne modele i druge procese bitne za implementaciju poslovnog rešenja. Naravno, iako ima delegiranog IT Managera, on ipak mora posedovati i osnovno IT znanje, kao i sposobnost za učenje i razumevanje novih tehnologija.

Tipične aktivnosti

Tipične aktivnosti koje vođa projekta sprovodi se razlikuju od faze do faze projekta, ali kao što smo već napomenuli one zahtevaju prilično angažovanje i ako je ikako moguće delegirati vođu projekta koji neće imati drugih obaveza tokom trajanja projekta je najbolje rešenje. Ako to nije moguće, mora se omogućiti da barem većinu svog vremena može posvetiti projektu.

Njegovo angažovanje počinje već u fazi nabavke rešenja, gde on mora da bude uključen u tokove praćenja nabavke rešenja i implementatora, kao i učestvovanja u odabiru ponude i u pregovorima i finalizaciji vezanoj za potpisivanje ugovora.

On mora da obezbedi dovoljno informacija potencijalnim ponuđačima kako bi oni mogli da daju kvalitetne i što preciznije ponude koje obuhvataju opseg koji je i planiran. U toj fazi, on treba da vrši pripreme sastanaka, da vrši planiranje aktivnosti, da utiče da definisanje, ali i moguće izmene opsega projekta, kao i da odlučuje o poslovnim i finansijskim aspektima projekta.

Nakon izbora ERP rešenja i implementatora, on mora biti izuzetno aktivan tokom faze analize, gde treba da prisustvuje i vodi odskočni sastanak, kao i da planira projekat u svim fazama, dodeljuje adekvatne resurse, upravlja zahtevima sa strane ključnih korisnika i preuzme odgovornost zajedno sa njima za prihvatanje predloga rešenja.

A tokom celog trajanja projekta, vođa projekta mora biti aktivan tako što upravlja svojim timom, prati i overava troškova projekta, upravlja budžetom projekta, izrađuje statusne izveštaje, upravlja kvalitetom i opsegom projekta, potpisuje faze projekta, upravlja dodatnim zahtevima sa strane korisnika, inicira plaćanja, i na kraju zatvara projekat.

Naravno, ovo je samo skraćena lista obaveza koje vođa projekta ima tokom projekta, a ona je zapravo znatno detaljnija i opširnija. Zato je i potrebno biti veoma pažljiv u izboru osobe koja će biti vođa projekta. Pravilni izbor ove uloga, kao i ostalih uloga u projektnom timu će značajno uticati na rezultat projekta.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s