Najčešće greške u implementaciji ERP-a i kako ih izbeći – deo 4

Implementacije ERP rešenja su među najskupljim i najkomplikovanijim zadacima koje IT sektor može imati, a takođe spadaju u projekte sa najvećom potrošnjom vremena.

Verovatno je razlog tome to što ti projekti zapravo i nisu IT projekti, odnosno nisu u potpunosti IT projekti. Projekat koji u potpunosti utiče na sve poslovne procese u jednoj kompaniji se nikako ne može nazvati samo IT projekat i to je verovatno jedna od ključnih grešaka u implementaciji ovih rešenja.

U prethodnim brojevima smo već pisali o nekim greškama u implementaciji ERP rešenja, kao i preporukama kako ih izbeći. Pisali smo o greškama o lošem planiranju, izboru dobavljača ili partnera, kao i o nerazumevanju ključnih zahteva i funkcionalnosti sistema. Pojave ovakvih grešaka i problema u izvođenju projekata su posledica isključivo zanemarivanje upravljanja rizicima projekta. Iako je takvo ponašanje potpuno neetičko za vođe projekata, ipak se prilično često dešavaju ovakve situacije.

U nekim situacijama, vođe projekata su neiskusne, nekada manje iskusni ne slušaju savete iskusnijih, nekada se samo nadamo da će ipak sve proći kako treba i da neće baš nama sve loše da se dogodi ili jednostavno nismo uložili u vođenje projekta.

Da, vođenje projekta košta i da bi se projekat vodio, za njega je potrebno odvojiti budžet. Samo tako se možemo nadati da rizici mogu da se kontrolišu, ali i o tome ćemo govoriti.

I dalje nam je cilj da pokušamo sve što je moguće kako bi smo izbegli horor priče o neuspešnim ERP projektima, jer ERP zaista može puno da vam pomogne u poslovanju, ali se prema njegovoj implementaciji treba postaviti profesionalno.

Do sada smo opisali tri iz grupe najznačajnijih grešaka koje se vrlo često javljaju u implementaciji bilo kog projekta, pa tako i projekta implementacije ERP rešenja i to bez ikakve veze koji ERP sistem implementiramo. To su loše planiranje, neadekvatna provera ERP implementatora i nepoznavanje ili nerazumevanje zahteva ili funkcionalnosti. Po pitanju planiranja, vrlo je jednostavna situacija – ono što planiramo to ćemo i dobiti kao rezultat, nikada više od toga. Ako nismo ništa planirali, to ćemo i dobiti. Sa druge strane, ako nismo proverili ko će nam implementirati ERP rešenje, to bi bilo isto kao i otići kod hirurga na operaciju, a da niste prethodno proverili da li je on uopšte doktor i da li je ikada operisao. Takođe, i ako odete kod dobrog hirurga, ako ne umete da mu objasnite tačno koji je vaš zdravstveni problem, on neće znati kako da vam pomogne ili kao u nekom hororu, možda vam odradi pogrešan hirurški zahvat.

Nadamo se da smo dovoljno precizno objasnili koliko su obe teme izuzetno važne za uspešan projekat i da ćete se potruditi da ih izbegnete na vašim projektima. Sada nastavljamo dalje na naredne potencijalne greške.

Greška #4: Potcenjivanje potrebnih resursa i vremena

Skoro da nema kompanije koja nije potcenila vreme i resurse koji su potrebni za implementaciju ERP rešenja. Ono što je posebno problematično u ovoj rečenici je da se ona odnosi i na naručioce posla i na implementatore, ali naravno iz drugih razloga.

Potcenjivanje potrebnog vremena

Kako izračunati neophodno vreme za implementaciju ERP rešenja? Tu nema tačne formule, već se moramo osloniti na iskustvo. Ali ne na bilo kakvo iskustvo, već na iskustvo ljudi koji su implementirali desetine uspešnih projekata.

A kako obično nastaju problemi u pogrešnoj proceni vremena? Potcenjivanje potrebnog vremena obično nastaje sa strane naručioca posla. Vrlo mali broj naručioca ovakvih projekata ulazi u ovaj posao strateški razmišljajući o njemu. Uglavnom su to odluke donete na prečac, a vrlo često 2-3 meseca pre očekivanog starta. I naravno, očekuju se sve funkcionalnosti. Iako to nije opravdanje za lošu pripremu, ipak naručioci ovakvog posla su osobe koje u tome nemaju iskustva, pa možemo delimično na to gledati blagonaklono. Ono što je problem, je to da te osobe vrlo retko žele da poslušaju ljude koji su iskusni u tom poslu i savetuju ih da to ne rade na takav način, već da se na vreme pripreme za veoma zahtevan projekat. Ljudi su sa druge strane skloniji da slušaju one koji im govore ono što oni žele da čuju, a ne istinu.

A uvek će se pronaći implementator koji će iz razloga dobijanja posla, reći potencijalnom klijentu „ma naravno da je moguće da se ovo završi za mesec dana, ništa nemojte da brinete“. Ovakvo ponašanje pojedinaca, navodi i ostale implementatore na ovakvo neetičko ponašanje, jer im je stalo da pobede u tržišnoj utakmici. Iako će njihovi Project Manageri reći da to nije moguće, uvek će biti takvih projekata gde su tu ljudi prinuđeni da rade poslove za koje znaju da ne mogu da ih urade na vreme.

Pored ovakvih primera, postoje i drugačiji primeri potcenjivanja vremena, jer kada neko npr. planira da će se na implementaciju potrošiti 200 sati, prostom matematikom se računa da je to 25 dana, odnosno 5 nedelja. A da li je ovde u pitanju radni dan senior ili junior konsultanta; da li ovi poslovi mogu da se obavljaju baš svakog dana…? Naravno da to baš i nije ovako; projekti se ne planiraju na takav način, ali o tome smo već pisali. Naravno, ponekad se kratak rok jednostavno pokušava rešiti multipliciranjem broja ljudi koji rade na projektu, ali to obično pravi samo dodatne probleme, a to nam je već drugi podnaslov u ovoj temi.

Potcenjivanje potrebnih resursa

Uobičajeno, kada pokušamo da uvedemo nove ljude na projekat kako bi ga ubrzali, mi u suštini samo usporavamo projekat. Jednostavno, ti ljudi nisu u toku sa celim projektom, a da bi smo ih na bilo koji način uveli u projekat, ljudi koji već rade moraju da troše dodatno vreme na učenje novih članova tima. Tako dobijamo situaciju da novi članovi ne doprinose, a stari imaju i dodatne poslove na njihovo obučavanje i ispravljanje njihovih grešaka. Ne stoji bez razloga izreka da će jednoj ženi biti potrebno devet meseci da rodi dete i to ne možemo ubrzati sa novih osam žena; i devet žena će dete roditi za devet meseci. Neke stvari se jednostavno ne mogu ubrzati, jer za njih postoji neophodno vreme koje je potrebno da se posao završi.

Kako ovaj tip potcenjivanja nastaje? Ovo o čemu smo govorili je potcenjivanje vremena sa strane implementatora. Obično se potrebno vreme za implementaciju potcenjuje još u trenutku prodaje ERP rešenja. U tom trenutku, implementator pokušava da pobedi u tržišnoj utakmici i smanjivanjem potrebnog vremena, on smanjuje cenu kompletnog projekta u nadi da će tako dobiti posao. Sa druge strane, dešava se da se preuzme više posla nego što je moguće da se završi u jednom trenutku, verujući da ljudi mogu više da urade. Svi ovi razlozi se dešavaju iz razloga što se ne sluša struka u upravljanju projektima, već se odluke donose na čelu firme sa trane ljudi koji ne znaju kako se ovi poslovi sprovode u praksi.

Naravno, ovakve greške nisu samo na strani implementatora, ove greške se nalaze i sa strane naručioca posla. Nikako ne treba zaboraviti da se ovakav projekat ne može završiti korišćenjem samo resursa implementatora, već su neophodni i resursi naručioca. I sa strane naručioca su potrebni vođa projekta, ključni korisnici, kao i svi ostali budući korisnici sistema. Jedna od najčešćih grešaka sa resursima naručioca je to da se za vođu projekta postavlja osoba koja već obavlja previše poslova i nema vremena da se posveti ovom poslu. A ovo je posao sa skoro punim radnim vremenom. Takođe, svi opstali resursi su vrlo često nedostupni, na sastancima se ne posvećuju poslu, obavljaju telefonske razgovore. Jako je bitno znati da je pored toga što potrebno obezbediti određen broj ljudi, to nije dovoljno. Potrebno je da ti ljudi budu zaista posvećeni, jer kvantitet nije dovoljan. Sa druge strane, nekada se broj resursa kod naručioca i preuveličava, što neće doneti dodatni kvalitet, već će naprotiv usporiti obavljanje poslova, a i vrlo često doneti niži kvalitet.

Naravno, ima tu i drugih razloga zašto se ovakve stvari dešavaju i ne mogu se sve obraditi u jednom ovakvom članku, ali ono što je jako važno je da prepustite procene o potrebnim resursima profesionalcu koji zna kako se ovi projekti rade.

Videli smo da većina problema sa vremenom i resursima nastaje zbog dobijanja niže cene projekta. Ali tu svi gube i niko neće biti srećan. Implementator neće zaraditi, a naručilac će dobiti loše rešenje. Još niko nije uspeo da dobije kvalitetnu ERP implementaciju za cenu koja je niža od realne, jer to nije jednostavna trgovina.

U narednom broju, nastavljamo sa obradom grešaka koje se veoma lako mogu izbeći, ali koje su i pored toga veoma česte.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s