Izabrali ste ERP rešenje i šta sada?

Izbor ERP rešenje je sve samo ne lak posao. Ali ako ste najzad posle dosta napornog izbora, konačno završili i taj posao, morate nastaviti dalje. I sada ćete se upitati, šta sada? Sada kada je ERP rešenje izabrano, obično se potcenjuju preostali poslovi koji je u suštini neophodno uraditi izuzetno kvalitetno, kako bi ERP uspešno zaživelo u vašoj kompaniji.

Sada ćemo pokušati da sagledamo neke od najvažnijih aspekata za koje verujemo da su veoma važni za dalju implementaciju, a oni uključuju izbor tima koji će nositi ceo posao, vremenski okvir, metodologiju, pripremu podataka za migraciju, „User Accepting Test“ i obuku.

Tim koji nosi posao

Tim koji će interno nositi implementaciju ERP rešenja je izuzetno važan deo kompanije i kao takav ima možda i presudnu ulogu u implementaciji ERP softvera. Svaka ozbiljna kompanija mora da ima barem uži krug iskusnih profesionalaca od poverenja u svakoj poslovnoj oblasti, a koji će u ovakvim projektima biti okosnica tima, a kako bi doprineli napredovanju kompanije u svakom pogledu. Takođe izuzetno je važno za implementaciju jednog ERP rešenja to da u tom timu nisu samo direktori, već da postoje zaposleni sa svakog nivoa kompanije, koji bi zajedno učestvovali u radu, kao i u davanju i sprovođenju ideja. Čak je možda još tačnija konstatacija da u ovom timu uopšte i ne bi trebalo da se nalaze direktori sektora, već zaposleni koji će od svojih direktora dobiti pun autoritet u ovom poslu. Direktori vrlo često imaju „lažnu“ sliku kako funkcionišu neki poslovni procesi, jer nisu svakodnevno u njima. Sa druge strane, zaposleni će obično izbeći sučeljavanje mišljenja sa svojim pretpostavljenima iako su u pravu. A direktori, ma šta oni mislili, obično nemaju dovoljno vremena da se ozbiljno posvete ovom poslu, ali često imaju i običaj da potcene obim rada koji on zahteva.

Ono što pokušavamo da objasnimo je to da je od velike važnosti stvaranje tima u kojem je svaka individua dobra u svom poslu i sposobna da ga iznese u svom domenu. Takođe, kao tim te individue mogu obaviti neverovatan posao i značajno pospešiti razvoj kompanije, iako su vrlo često potcenjene. Izbor tima je važan segment u toku projekta implementacije na koji treba obratiti posebnu pažnju i ne treba štedeti novac.

Naravno, ovde ne treba zanemariti i rizik da svi zaposleni pokušaju da olakšaju posao samo svom sektoru, ne uzimajući u obzir veliku sliku firme. Ali ovaj rizik je prisutan, bez obzira na to da li su u timu direktori ili zaposleni. To se rešava angažovanjem jedne jake ličnosti koja nema lični razlog da neki određeni sektor u firmi obezbedi prednost u radu, već koja kao cilj ima zaista opštu dobrobit firme. Vrlo često se ovakva ličnost ne može pronaći unutar firme, tako da je u tom slučaju bolje angažovati osobu sa strane. Sa dobrom kombinacijom ljudi u timu, posao će sigurno biti kvalitetno obavljen

Vremenski okvir

Dalje, jedan od najvažnijih aspekata implementacije predstavlja vremenski okvir. Probijanje ovih okvira može imati ozbiljne posledice na kvalitet, opseg ali i na ozbiljno probijanje budžeta. Greške u procenama vremenskog okvira implementacije su vrlo često povezane sa timom koji treba da iznese ovaj posao ili njegovim nepostojanjem. Jednostavno, zajedno sa projektnim timom implementatora, oni su ti koji su odgovorni za definisanje vremenskog okvira i njegovo poštovanje. Bez tih preduslova, nećemo imati dobru procenu kada je rešenje spremno za start uživo.

Pored uticaja timova na vremenske okvire projekta, treba biti svestan da tu postoje i brojni eksterni faktori. To mogu biti faktori, kao što su kraj godine, revizije, predaja završnog računa… koji imaju uticaj na to kada će doći do starta uživo. Ni jedan od ovih faktora ne treba zanemariti. Planiranje vremenskog okvira projekta je izuzetno ozbiljan posao i treba biti pažljiv u planiranju svih faktora koji mogu uticati na rokove.

Nažalost, uobičajeni scenario u kompanijama koje su se odlučile za implementaciju ERP rešenja je da pokušavaju da ubrzaju proces same implementacije, kako bi što pre počeli da ga koriste i zato što na takav način očekuju brži povratak na investiciju. Nažalost, sa ovakvim pristupom, može se samo uništiti projekat i ništa drugo. Najbolji savet koji se može dati je da se ne pokušava dostići nerealan rok koji zadaje uprava kompanije, jer uprava pored izvanrednog znanja o upravljanju svojom firmom, nažalost nema nikakvog znanja i iskustva u ovakvim projektima. To da li je rok realan ili ne, mogu dati samo iskusni profesionalci koji se bave implementacijom, i to ne svi. To mogu dati samo oni koji imaju barem nekoliko desetina ovakvih projekata iza sebe. Ovo naglašavamo, jer se može dogoditi da neko povlađuje upravi kompanije samo iz razloga da bi dobio projekat. Uzmite realan plan projekta i to što detaljniji, kako bi ste znali šta se u kom periodu izvršava i radite postupno po tom planu, ispunjavajući sve ključne isporuke koje su planirane. To je jedini način koji može obezbediti da se projekat uspešno završi.

_2_2d

Metodologija

Implementacija ERP-a nije isto što i prelazak sa Open Office-a na Microsoft Office. Čak i danas dosta ljudi misli da je dovoljno samo instalirati ERP i to je to – sve je gotovo. Softver će već nekako znati šta ste vi zamislili… J

Naravno, to baš i nije tako, i verovatno neće biti tako ni u budućnosti. Da bi implementacija bila uspešna, projektom implementacije se mora upravljati. A to zahteva da je neophodno odlučiti se koja će se metodologija upravljanja projektima koristiti. Možemo izabrati neku već postojeću metodologiju implementacije, što zavisi od tipa implementacije, ali možemo i prilagoditi neku od metodologija. Proizvođači najpoznatijih svetskih ERP rešenja obično imaju pripremljenu metodologiju koja je prilagođena za implementaciju upravo njihovih ERP rešenja. Naravno, važno je ne komplikovati previše sa implementacijom, ali neke stvari se jednostavno moraju osigurati. Veoma je važno da su svi planovi i odluke dokumentovani i potpisani sa obe strane, jer u slučaju da se dogodi bilo šta neplanirano, postoji potpis i lista šta je dogovoreno, a šta ne. Sve dok poštujete potpisan dokument, ništa ne može krenuti po zlu, a za šta vas može zaboleti glava. Nemojte potcenjivati celu metodologiju i to šta dogovarate, a šta ne. Ni zgrada se ne može ozidati bez projektne dokumentacije, pa se isto tako ni softver ne implementira bez slične dokumentacije.

Podaci za migraciju

Hajde prvo da zaključimo koji su to podaci koje je potrebno migrirati. To su u suštini svi podaci koji označavaju šifarnike koji se mogu koristiti u firmi, kao i sva stanja (zalihe, kupci, dobavljači…) koja se trebaju preneti u novo ERP rešenje, kako bi smo mogli nastaviti sa izveštavanjem i posle starta uživo, bez pokretanja starih aplikacija koje smo napustili.

Verujem da će vam, ako samo pročitate ove reči, biti prilično jasno koji su to podaci za migraciju, tako da neće imati puno mesta za nerazumevanje.

_2_2e

Ali, ako već znamo to, veliko pitanje je ZAŠTO se ljudi ne fokusiraju na svoje podatke koje je potrebno preneti u nov sistem? Obično sve svi fokusiraju na samo softversko rešenje i na tehnologiju, tako da iz tog razloga najznačajniji podaci često bivaju zapostavljeni. Bez fokusiranja na osnovne podatke, trud implementacije novog ERP rešenja će biti uzaludan, jer nov sistem ništa ne znači ukoliko imamo loše podatke. ERP rešenje će raditi iako nema odgovarajućih podataka, ali kakve ćemo informacije dobijati iz takvog sistema? Takve rezultate možemo različito nazivati: „tačan zbir netačnih podataka“ ili „GIGO – „Garbage-In-Garbage-Out“…

Bez obzira na sve ovo, ovakva situacija sa lošim pripremanjem podataka za migraciju je vrlo česta i prosto je neverovatno kako ljudi ne razumeju koliko je važno kvalitetno pripremiti podatke. I kad kažemo priprema, mislimo i na suštino preispitivanje da li su podaci dovoljno dobri, odnosno njihovo „čišćenje“, kako se isti mogu poboljšati, zameniti, doraditi… ali i na testiranje migracije podataka. Test migracije se mora uraditi barem jednom pre konačne migracije za start uživo. Iako to nekima izgleda kao gubljenje vremena, veoma je važno uraditi barem jedan test, kako bi smo proverili da li su pripremljeni podaci dovoljno dobri za rad u novom sistemu, kako bi on radio kako je planirano.

Ovo je, iako izgleda kao „samo jedan od poslova“, izuzetno važna tačka implementacije i često utiče na konačan rezultat implementacije.

„User Acceptance Test“

„User Acceptance Test“ je prvo predstavljanje korisnicima, konačnog rešenja na kome će raditi, tako da je preporuka da se za ovu fazu odvoji dovoljno vremena, iako je samo za pripremu ove faze, potrebno dosta truda. Ova faza osigurava to da je vaše rešenje adekvatno za one koji će na njemu raditi. Naravno, pod „adekvatnim“ se smatra to da je konačno pripremljeno rešenje upravo onakvo kako je dokumentovano u prvim fazama implementacije. Ovo naglašavamo, zato što se nekada shvata da rešenje treba da izgleda kako pojedinci „zamišljaju“ i „podrazumevaju“. Ne, rešenje treba da izgleda onako kako je prethodno dokumentovano, a želje su trebale da budu iznesene tokom analize zahteva.

_2_2f

Ovo stvara odgovarajuće preduslove da je vaše rešenje odrađeno kvalitetno i razumljivo. Ova faza vas može spasiti mnogih problema ako testiranje prođe kako treba. Mnogi ne ulažu dovoljno truda i vremena u ovaj deo i mnoge implementacije su propale zbog ovoga, jer su problemi ustanovljeni tek kada se počelo sa korišćenjem sistema.

Trening

Trening, odnosno obuka korisnika, je naravno veoma važan element implementacije, pa zašto onda puno kompanija ima problema koji je povezan sa obukom? Ono što kaže iskustvo i statistika je da su ljudi u kompanijama uglavnom prilično već zauzeti, tako da ne odvajaju ili ne mogu da odvoje dovoljno vremena za adekvatnu obuku. Nekada i naivno misle da to i nije tako važno i da će oni to već nekako savladati kada počnu da koriste sistem. Jednostavno, on misle da im nije potrebno toliko vremena za obučavanje, a kamoli za dodatno čitanje uputstva i samostalno vežbanje. Iskustvo kaže da manje od 10% korisnika čita uputstva, a da vežbaju samo na obuci, ako i na obuci uopšte probaju da rade.

Zato bi naš savet bio da uvek odvojite dovoljno vremena za obuku korisnika. I pod time, ne mislimo samo da ugovorite to vreme sa implementatorom, već da i svojim ljudima u kompaniji ostavite dovoljno vremena za obučavanje. Nije realno da ljudi npr. rade 8 sati redovan posao, a nakon toga 4 ili više sata pažljivo prate obuku. Možda bi smo mi želeli da je to moguće, ali moramo naglasiti da to jednostavno nije moguće i ne može se neko naterati dekretom. U pitanju je ljudska psiha. Umesto toga, treba svojim ljudima ostaviti dovoljno vremena, ali isto tako ih i da vežbaju i na obukama i samostalno, skrećući im pažnju koliko je ovaj element implementacije važan za firmu, ali i koliko je težak i da shvatate koliko rada i odricanja tražite od njih.

Ovo definitivno nije mesto gde možete da uštedite. Potrebno je da posvetite svu moguću pažnju ovoj fazi. Takođe, bilo bi dobro da proverite znanje svojih ljudi pre starta projekta, odnosno da zahtevate od implementatora da to uradi u vaše ime.

Poštujući sve ove preporuke, postoji velika šansa da vam projekat bude uspešan. Ovo nisu jedini elementi na koje treba obratiti pažnju, ali su svakako jedni od najvažnijih. I naravno, uvek je važno imati iskusnu osobu na svojoj strani, koja već zna ove rizike i može prepoznati i druge rizike koji mogu biti specifični samo vama ili vašoj delatnosti.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s