Popunjavanje korporativnih izveštaja

Rad u velikim kompanijama, posebno u multinacionalnim korporacijama, često podrazumeva periodično slanje standardizovanih Excel izveštaja koji imaju za cilj da rukovodstvu pruže informacije o poslovanju. To su najčešće konsolidovani bilansi i drugi izveštaji kojima se prikazuju ključni indikatori performansi, a zaposleni koji treba da ih popune imaju zadatak da unesu podatke u već gotove predloške.

Kreiranje standardizovanih izveštaja, koji su nekada čak i zaštićeni lozinkom, tako da osoba koja ih pravi fizički ne može da pristupi drugim ćelijama osim onih koje treba da popuni, uvek je potencijalni problem. Najpre zbog “prepisivačkog” posla, koji povećava mogućnost greške, a zatim i zbog prilike da se podaci “šteluju” i time rukovodstvu dostave netačne informacije.

Postavlja se pitanje: da li je moguće kreirati automatiku kojom bi se iz postojećeg ERP rešenja iskoristili ažurni podaci o poslovanju za popunjavanje standardizovanih izveštaja u Excel-u? U tekstu koji sledi biće opisane tehnike za izvlačenje podataka iz poslovnog informacionog sistema,a to ćemo pokazati na primeru popunjavanja predloška bilansa uspeha.

Najpre, pripremimo podatke. Da bi smo mogli da preuzmemo podatke iz informacionog sistema potrebno je da poznajemo strukturu baze podataka. Svaki ERP obično poseduje jednu ili više tabela koje se koriste za evidenciju poslovnih promena.Sa bazom se povezujemo tako što odemo na Data traku alata i na njoj izaberemo opciju From Other Sources/From SQL Server (autor predpostavlja da je vaš IS zasnovan na MS SQL Serveru).

excelodata

Nakon aktiviranja ove opcije otvoriće se dijalog prozor Data Connection Wizzard. U njemu treba navesti naziv servera i način prijave. Klikom na Next prelazi se na novi ekran gde navodimo naziv baze podataka i tabele sa kojom želimo da se povežemo (u ovom primeru kreirana je baza IS i u njoj tabela Dnevnik u kojoj su evidentirane poslovne promene). Ponovnim klikom na Next prelazi se na posednji ekran gde je potrebno upisati još nekoliko podataka kojima opisujemo vezu ka bazi. Klikom na Finish završavamo povezivanje.  Otvoriće se još jedan dijalog prozor gde je potrebno precizirati u kojoj formi želimo da uvezemo podatke. Izborom opcije Table podaci će biti uvezeni u strukturiranu tabelu.

Retko se dešava da se svi neophodni podaci za izveštaj nalaze u jednoj tabeli, pa priprema podataka podrazumeva pisanje odgovarajućeg SQL upita. Pošto korisnici koji popunjavaju ovakve izveštaje uglavnom ne vladaju SQL jezikom, moja preporuka je se u postojećem ERP rešenju pronađe neki sličan izveštaj koji poseduje potrebne podatke. Zatim taj izveštaj treba izvesti u u Excel. U Data traci alata nalazi se opcija Connections. Klikom na ovu opciju, a zatim izborom opcije Properties otvoriće se prozor u kome možete da vidite osobine veze ka bazi podataka. Kartica Definition sadrži osobine veze, a na njoj se može videti i SQL upit pomoću koga su preuzeti podaci u strukturiranu tabelu. Ovaj upit se može iskopirati i/ili modifikovati, a zatim iskoristiti za pravljenje sopstvene veze ka bazi pomoću koje se izvlače podaci potrebni za izveštaj.

Kreiranje standardizovanih izveštaja, koji su nekada čak i zaštićeni lozinkom, tako da osoba koja ih pravi fizički ne može da pristupi drugim ćelijama osim onih koje treba da popuni, uvek je potencijalni problem. Najpre zbog “prepisivačkog” posla, koji povećava mogućnost greške, Nakon što smo preuzeli podatke potrebno je popuniti predefinisane izveštaje. Podaci koje popunjavamo uglavnom se svode na sume. Primenom funkcija za višeuslovnu agregaciju podataka možemo sumirati podatke iz tabele koju smo preuzeli iz ERP-a i prikazati ih u, za to predviđenom, polju. Na primer, prvo polje u bilansu uspeha bi trebalo da predstavljaju neto prihodi od realizacije.

Da bi smo njih dobili treba da saberemo kolonu sa iznosima, u slučaju da je ispunjen uslov da je konto 6020. Odnosno, napisaćemo formulu:

=SUMIFS(Table_Dnevnik[POTRAŽUJE],Table_Dnevnik[KONTO],6020)

izvestaj

Ovde je naveden samo jedan uslov. U praksi, bilo bi zgodno dodati kao uslov i da sumiramo podatke iz tekuće godine. Ili, u zavisnosti od polja, dodati još neka konta. Na ovaj način dolazimo do željenog izveštaja tako što koristimo podatke koji već postoje u ERP rešenju. Neka mi knjigovođe ne zamere ako sam naveo pogrešan konto, cilj mi je bio da demonstriram princip rada.

Pored toga što smo izbegli prepisivanje podataka, ovako napravljeni izveštaji imaju još jednu dobru osobinu. Svaki put kada osvežimo podatke, pokretanjem opcije Refresh iz Data trake alata, mi dobijamo ažurne podatke iz ERP-a. Na taj način, jednom napravljen izveštaj se može iskoristiti više puta.

by Slavko Vujnović

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s