Najčešće greške u implementaciji ERP-a i kako ih izbeći – deo 3

Implementacije ERP rešenja su među najskupljim i najkomplikovanijim zadacima koje IT sektor može imati, a takođe spadaju u projekte sa najvećom potrošnjom vremena.

Verovatno je razlog tome to što ti projekti zapravo i nisu IT projekti, odnosno nisu u potpunosti IT projekti. Projekat koji u potpunosti utiče na sve poslovne procese u jednoj kompaniji se nikako ne može nazvati samo IT projekat i to je verovatno jedna od ključnih grešaka u implementaciji ovih rešenja.

U prethodna dva broja smo načeli temu o greškama u implementaciji ERP rešenja, kao i preporukama kako ih izbeći. Pojave grešaka i problema u izvođenju projekata su posledica isključivo zanemarivanje upravljanja rizicima projekta. Iako je takvo ponašanje potpuno neprofesionalno za vođe projekata, ipak se prilično često dešavaju ovakve situacije.

Nekada su vođe projekata neiskusne, nekada manje iskusni ne slušaju savete iskusnijih, nekada se samo nadamo da će ipak sve proći kako treba i da neće baš nama sve loše da se dogodi ili jednostavno nismo uložili u vođenje projekta.

Da, vođenje projekta košta i da bi se izvodilo, za njega je potrebno odvojiti budžet. Samo tako se možemo nadati da rizici mogu da se kontrolišu, ali i o tome ćemo govoriti. I dalje nam je cilj da pokušamo sve što je moguće kako bi smo izbegli horor priče o neuspešnim ERP projektima, jer ERP zaista može puno da vam pomogne u poslovanju, ali se prema njegovoj implementaciji treba postaviti profesionalno.

U prethodna dva broja, opisali smo dve greške koje se vrlo često javljaju u implementaciji bilo kog projekta, pa tako i projekta implementacije ERP rešenja i to bez ikakve veze koji sistem implementiramo. To su loše planiranje i neadekvatna provera ERP implementatora. Po pitanju planiranja, vrlo je jednostavna situacija – ono što planiramo to ćemo i dobiti kao rezultat, nikada više od toga. Ako nismo ništa planirali, to ćemo i dobiti. Sa druge strane, ako nismo proverili ko će nam implementirati ERP rešenje, to bi bilo isto kao i otići kod hirurga na operaciju, a da niste prethodno proverili da li je on uopšte doktor i da li je ikada operisao.

Nadamo se da smo dovoljno precizno objasnili koliko su obe teme izuzetno važne za uspešan projekat i da ćete se potruditi da ih izbegnete na vašim projektima. Sada nastavljamo dalje na naredne potencijalne greške.

Greška #3: Nerazumevanje ključnih zahteva i funkcionalnosti

U toku faze analize, neophodno je pronaći adekvatan balans između zahteva klijenta i postojećih funkcionalnosti sistema. Samo u takvoj situaciji se može govoriti o uspešnoj implementaciji. Ali da bi smo napravili adekvatan balans, moramo veoma dobro razumeti koji su to ključni zahtevi korisnika i zašto su oni ključni, ali isto tako klijent mora biti svestan mogućih funkcionalnosti sistema koji želi da implementira.

Kada na ovakav način posmatramo ove rizike, čini se da su u pitanju dva različita rizika. To donekle i jeste tačno, ali s obzirom na njihovu međusobnu povezanost, mi ćemo ih obrađivati u okviru jedne teme.

Nerazumevanje ključnih zahteva

Tokom izrade analize, klijent uobičajeno iznosi svoje zahteve koje sistem treba da ispuni. Na samom startu mora biti jasno da ni jedan ERP sistem neće ispuniti zahteve klijenta u bukvalnom smislu, jer svaki ERP ima već razrađene poslovne procese i ne izrađuje se namenski za jednog klijenta. Iako na prvi pogled izgleda da neispunjenje svih zahteva klijenta stavlja namenski kreirano rešenje ispred ERP rešenja, to nije tačna konstatacija. Potrebno je jasno odvojiti zahteve klijenta koji spadaju u domen standardnih poslovnih procesa i mapirati ih sa postojećim procesima u ERP rešenju. Takav sistem će dugoročno biti bolji za klijenta, jer će standardizovati svoje poslovne procese uz prihvatanje dobre poslovne prakse.

Sa druge strane, neophodno je izdvojiti ključne zahteve klijenta i njih obraditi sa posebnom pažnjom. To ne znači da ih treba bukvalno preslikati u ERP rešenje, ali ih treba detaljno obraditi i videti zašto su to ključni poslovni procesi. Po potrebi, potrebno je doraditi ERP rešenje kako bi se ključni procesi obavljali na najbrži i najkvalitetniji mogući način. Nekada se ti procesi menjaju jer će se primenom nove tehnologije, oni moći kvalitetnije obraditi, a nekada je potrebno da se oni zadrže kao konkurentska prednost klijenta.

Ali bez obzira na to da li se ti ključni zahtevi zadržavaju u bukvalnom smislu ili se menjaju, oni se moraju obraditi sa posebnom pažnjom. A kako bi bilo jasno da li je nešto ključno kao zahtev, klijent uvek treba pored objašnjenja problema, odnosno poslovnog izazova i zahteva kako želi da ga rešava, da da odgovor i na pitanje ZAŠTO? Zašto se taj proces uopšte vrši i zašto baš na takav način?

Kada implementator dobije detaljno opisan odgovor na pitanje „zašto?“, onda se može na najbolji mogući način posvetiti rešavanju poslovnog zahteva. Ukoliko odgovor na ovo pitanje nije moguće dati ili nije dat dovoljno jasno, vrlo često ukazuje da je zahtev u suštini samo oslikavanje navike u poslovanju.

Nepoznavanje funkcionalnosti sistema

Koliko god bili bitni zahtevi klijenta, neophodno je da klijentu kvalitetno budu prenete sve standardne funkcionalnosti sistema koji će se implementirati. Prezentovanje standardnih funkcionalnosti se uobičajeno vrši pre početka analize.

Cilj upoznavanja funkcionalnosti budućeg sistema je sa namerom da klijent bude svestan na koji način može pboljšati svoje procese, ali i da razume da će se neki njegovi postojeći procesi zameniti funkcionalnostima koje već postoje.

Najveća greška je dorađivanje standardnih funkcionalnosti samo da bi se obezbedile identične funkcionalnosti koje je klijent imao u prethodnom sistemu, odnosno prilagođavanje sistema postojećim navikama. Naravno, ukoliko postoji opravdani zahtev da se određene funkcionalnosti izmene, one se trebaju usaglasiti sa potrebama klijenta, ali pre svega treba naglasiti da je implementacija bilo kog ERP rešenja, pre svega remodelovanje postojećih poslovnih procesa. Kako bi se taj proces uradio uspešno, pored toga što implementator mora vrlo dobro da poznaje funkcionalnosti sistema, te funkcionalnosti mora poznavati i klijent.

Analiza je zajednički poduhvat u kojem se vrši usaglašavanje zahteva klijenta sa sistemom koji se implementira. Klijent je neko ko odlično zna kako obavlja svoje procese, a implementator neko ko zna kako se to radi u novom sistemu. Ali da bi se ta dva stanovišta približila, implementator mora što bolje upoznati ključne zahteve klijenta, a klijent mora da bude svestan ugrađenih funkcionalnosti svog budućeg sistema. Samo na takav način, moguće je ne samo postaviti ono što klijent već koristi, već unaprediti poslovne procese tokom implementacije ERP rešenja.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s