Najčešće greške u implementaciji ERP-a i kako ih izbeći – deo 2

Implementacije ERP rešenja su među najskupljim i najkomplikovanijim zadacima koje IT sektor može imati, a takođe spadaju u projekte sa najvećom potrošnjom vremena.

Verovatno je razlog tome to što ti projekti zapravo i nisu IT projekti, odnosno nisu u potpunosti IT projekti. Projekat koji u potpunosti utiče na sve poslovne procese u jednoj kompaniji se nikako ne može nazvati samo IT projekat i to je verovatno jedna od ključnih grešaka u implementaciji ovih rešenja.

U prethodnom broju smo načeli temu o greškama u implementaciji ERP rešenja, kao i preporukama kako ih izbeći. Pojave grešaka i problema u izvođenju projekata su posledica isključivo zanemarivanje upravljanja rizicima projekta. Iako je takvo ponašanje potpuno neprofesionalno za vođe projekata, ipak se prilično često dešavaju ovakve situacije.

Nekada su vođe projekata neiskusne, nekada manje iskusni ne slušaju savete iskusnijih, , nekada se samo nadamo da će ipak sve proći kako treba i da neće baš nama sve loše da se dogodi ili jednostavno nismo uložili u vođenje projekta. Da, vođenje projekta košta i da bi se izvodilo, za njega je potrebno odvojiti budžet. Samo tako se možemo nadati da rizici mogu da se kontrolišu, ali i o tome ćemo govoriti.

Za sada, hajde da pokušamo sve da izbegnemo horor priče o neuspešnim ERP projektima. I neuspešne priče vas ne smeju obeshrabriti da i ne počinjete sa implementacijom ERP rešenja. ERP zaista može puno da vam pomogne u poslovanju, ali se prema njegovoj implementaciji treba postaviti profesionalno.

Prvu epizodu potencijalne horor priče smo već načeli u prethodnom broju kada smo obradili grešku lošeg planiranja projekta. Nadamo se da smo dovoljno precizno objasnili koliko je planiranje važno za ispravan tok projekta, kao i da pod planiranjem ne smatramo samo inicijalno planiranje, već i usklađivanje svih planova sa realnim događajima tokom celokupnog toka projekta. I naravno, pod planiranjem ne mislimo samo na planiranje izvršenja događaja u vremenskoj osi, već na planiranje svih aktivnosti bez obzira na fazu projekta.

Sada nastavljamo dalje na naredne potencijalne greške.

Greška #2: Neadekvatna provera ERP implementatora

Vrlo često sam sa strane klijenata čuo rečenicu da su im ERP prodali sjajni prodavci, odnosno marketing stručnjaci, a nakon završene implementacije su bili začuđeni ograničenjima sistema, nedostatkom određenih mogućnosti i uticajem na najvažnije postojeće interne poslovne procese. Skoro svi će reći da to nisu čuli tokom dogovaranja kupovine rešenja i da su na kraju začuđeni.

U nekim situacijama, prodavci se zaista mogu nemoralno poneti i obećavati brda i doline, samo ukoliko kupite rešenje baš od njih. Ali često se događa i da klijent čuje samo ono što želi da čuje. To se događa kada je marketing odradio svoj posao i kupac se već odlučio; tada jednostavno „ne čuje“ određena ograničenja ili ih podsvesno ublažava. Sa druge strane, kao što postoji profesionalni prodavac, i kupac se mora ispravno pripremiti za kupovinu, što znači da mora da odradi sve svoje domaće zadatke i da zna šta da pita ponuđača, kao i da odvoji zaista bitne od nebitnih informacija.

Kontrola ovog rizika je isključivo na strani kupca, jer prodavci po svojoj prirodi žele samo da prodaju svoj proizvod i ništa više. Kupac mora da zna šta da pita, koga da uključi, šta da zahteva i slično. Na kraju krajeva, kupac izdvaja novac za ovo rešenje i on mora da zna šta će kupiti. Jedna od najčešćih grešaka je što je tim koji bira rešenja ili implementatora sastavljen od pogrešnih ljudi. U našem regionu je odomaćena situacija da vlasnici firmi ili direktori odrede knjigovođu za osobu koja će birati ERP rešenje, smatrajući da je ovo rešenje najvećim delom namenjeno knjigovodstvu.

Ovo se dešava u situaciji kada kupac i ne zna šta je zaista ERP rešenje. Ukoliko je odrađen prvi domaći zadatak da znamo šta je ERP i čemu on služi, potpuno je jasno da je knjigovodstvo samo jedan od manjih delova ovakvog sistema i da je tu najmanja šansa da nešto ne funkcioniše. Sa druge strane, ljudi u knjigovodstvu posmatraju svoje probleme i način kako najlakše da ih reše.

Druga pogrešna situacije je kada rešenje treba da izaberu svi sektori, odnosno većina ljudi iz tih sektora, naravno pod komentarom da će svi oni koristiti ovo rešenje i da moraju da daju svoje mišljenje. Nemoguće je daći zajednički jezik tolikog broja ljudi i onda se traže kompromisi gde se u različitim rešenjima boduju stvari koje je nemoguće međusobno porediti.

Postoji još nekoliko varijacija na ovu temu postavljanja timova koji će izabrati buduće rešenje, ali je svima njima zajedničko da menadžment zapravo nema pojma šta želi i šta i zašto to kupuje. Kupovina i implementacije ERP rešenja je strateška odluka menadžmenta jedne firme. Ukoliko je to već tako, odluku donosi menadžment. Potpuno je nebitno da li će nekom u firmi biti lakše, a nekom teže nakon implementacije ERP rešenja. Svrha ERP rešenja nije da određenim sektorima olakšava posao, već da menadžment snabde potrebnim informacijama kako bi oni uštedeli svoje vreme i mogli brzo da donesu kvalitetnu odluku.

Ako već znamo ovu činjenicu, onda treba da dođemo do toga na koji način menadžment može da se osigura da je izabrao ispravno rešenje i kvalitetnog implementatora. Prvo, treba odrediti jednu osobu ili vrlo mali tim koji će izvršiti selekciju rešenja i implementatora.

Ukoliko u firmi postoji osoba koja poznaje ERP rešenja, prirodno je ovaj zadatak dodeliti njoj, bez obzira na položaj te osobe u firmi. I kada kažemo „poznaje ERP rešenja“, mislimo na to da zaista poznaje ERP rešenja, a ne da je npr. programerili sistem administrator, pa je menadžmentu „logično“ da ta osoba poznaje i ERP rešenja. Ukoliko takva osoba ne postoji u firmi, potrebno je unajmiti osobu ili firmu koja se bavi ovakvim poslovima. U oba slučaja, te osobe treba da razgovaraju prvo sa menadžmentom, a zatim i sa ljudima u svim sektorima, kako bi stvorili sliku šta je zapravo potrebno kompaniji, a zatim da krenu u potragu za rešenjem i partnerom.

Kada ovakav tim finalnu napravi listu rešenja i partnera koji bi trebalo da implementiraju ova rešenja, prvi zadatak je provera referenci. Od svakog implementatora treba zahtevati minimum tri reference koje se mogu proveriti. Pod tim se smatraju reference u istim ili sličnim delatnostima. Jednostavno, potrebno je da budete ubeđeni da to rešenje može da se implementira u vašoj industrijskoj grani, kao i da konsultanti razumeju specifičnosti vaše branše.

Tražite da vam potencijalni implementator obezbedi referentnu posetu kod nekog od njih, ali bez prisustva implementatora. Razgovor neće biti isti kada je tu i implementator i kada ste vi nasamo sa ljudima koji koriste taj sistem. Razgovarajte sa njima o funkcionalnostima, dobrim i lošim stranama (uvek postoje dve strane), izazovima, problemima, internoj projektnoj organizaciji, šta bi oni promenili da sada rade implementaciju i slično. Razgovarajte sa njima i koji su bili njihovi ciljevi implementacije, jer se ti ciljevi možda razlikuju od vaših. Ako ciljevi nisu bili isti ili slični, ne možete ni uporediti sve činjenice, a pogotovu ne troškove i rokove. Kada smo kod troškova, nije puno verovatno da dobijete informacije o tačnim troškovima implementacije, ali pokušajte da dođete do informacije koliko je projekat na kraju bio skuplji od planiranog, naravno u procentima. Ta informacija će vam biti i te kako korisna u vašem planiranju.

Pored provere referenci tih firmi, proverite i koji su ih ljudi (imenom i prezimenom) implementirali. Zašto? Zato što ERP ne implementiraju firme, već ljudi. ERP nije neki proizvod koji silazi sa visokoautomatizovane linije koju firma poseduje, pa prema tome možete zaključiti da će i svaka sledeća implementacija biti ista. ERP implementiraju timovi ljudi. Veoma je važno da firma ima ljude sa kvalitetnim referencama. Nije neophodno baš uvek da su to isti ljudi koji su implementirali sistem u vašoj referentnoj poseti, ali je bitno da su to ljudi koji iza sebe imaju ozbiljne reference u toj ili nekoj drugoj firmi. Zapamtite: ljudi implementiraju ERP rešenja, a firme im omogućavaju kvalitetno okruženje i mogućnost formiranja kvalitetnog tima. Može se dogoditi da je implementatorska firma mlada sa malim brojem ili bez referenci, ali da su ljudi u njoj ljudi sa velikim iskustvom i velikim brojem ličnih referenci. Ovo nije jednostavan posao i potrebno je puno vremena. Idealno je ako pronađete firmu koja ima odlične reference, a njeni zaposleni takođe. Naravno, na projektu će raditi ljudi i sa više, kao i ljudi sa manje iskustva i to je potpuno normalno, ali je bitno da ljudi koji će biti nosioci vašeg projekta imaju veliko iskustvo i još bolje ako je u vašoj branši.

I na kraju, pored pregleda svih referenci, zahtevajte od prodavaca da razgovarate sa ljudima iz operative, barem na kratko. Ti ljudi su osobe koje projekat treba da implementiraju i neće vam obećavati nemoguće stvari, jer će oni to morati i da implementiraju. Velika je razlika razgovarati sa prodavcem i sa konsultantom ili vođom projekta. Tražite od njih odgovore na vaša ključna pitanja, ali ne o novcu. Pitajte ih za vaše specifične zahteve, za moguće rokove, za očekivano angažovanje sa vaše strane i lično.

Neke stvari, naravno možete i sami da proverite. Proverite da li implementator posluje pozitivno, kakav je njegov odnos prema svojim zaposlenima, da li je i koliko puta utužen od klijenta. Ni jedan od ovih odgovora ne mora da bude eksplicitan, ali može vas navesti da proverite još neke činjenice o potencijalnom partneru, jer ulazak u ovakav angažman je partnerstvo na duge staze i nije jednostavno promeniti partnera. Naravno, iako to nije jednostavno, proverite i da li je uopšte moguće promeniti partnera ukoliko niste zadovoljni saradnjom sa njim.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s