Najčešće greške u implementaciji ERP-a i kako ih izbeći – deo 1

Implementacije ERP rešenja su među najskupljim i najkomplikovanijim zadacima koje IT sektor može imati, a takođe spadaju u projekte sa najvećom potrošnjom vremena.

Verovatno je razlog tome to što ti projekti zapravo i nisu IT projekti, odnosno nisu u potpunosti IT projekti. Projekat koji u potpunosti utiče na sve poslovne procese u jednoj kompaniji se nikako ne može nazvati samo IT projekat i to je verovatno jedna od ključnih grešaka u implementaciji ovih rešenja.

Potencijalni razlozi i neočekivani troškovi vrebaju skoro iza svakog ugla. Ali to ne znači da su svi procesi implementacije horor priče. Uz dobru organizaciju i pravilan pristup, ovi projekti mogu u potpunosti biti uspešni i to tako da čak i ne primetite veliko angažovanje na njima.

Iz tog razloga i otvaramo ovu temu o tome koje su najveće greške u implementaciji ERP rešenja i kako ih izbeći ili bar ublažiti njihovo dejstvo. Ova tema je važna i za implementatore i za korisnike, a posebno za buduće korisnike i zato da će ona biti redovna tema u svim izdanjima magazina. U svakom broju ćemo se potruditi da obradimo po neku značajnu grešku u implementaciji, a vi nam slobodno šaljite i vaša iskustva.

Projekti implementacije ERP-a u manjim firmama ne moraju imati velike troškove i često su oni u opsegu od nekoliko hiljada eura. Ali veći projekti mogu iznositi više desetina ili stotina hiljada eura i mogu zahtevati više stotina ili hiljada sati rada konsultanata. Kao takvi, to su projekti koji podsećaju na veće investicije koji troše puno novca, vremena i resursa (a nekada i nerava). I dok uspešna implementacija ERP rešenja može pomoći kompaniji da snizio troškove poslovanja i vrlo brzo povrati uložen novac, loše planirana i izvedena implementacija može ozbiljno ugroziti poslovanje kompanije u smislu gubitka produktivnosti, kašnjenja na tržištu i naravno uz povećanje troškova poslovanja.

U svemu ovom postoji i još jedan problem. Često je vrlo teško definisati da li je implementacija bila uspešna na samom početku korišćenja novog sistema. Potpuno je prirodno da u prvo vreme sistem funkcioniše usporeno i bez vidljivih rezultata. Na početku korišćenja, korisnici još uvek nisu uvežbani, a menadžeri i ne znaju dobro na koji način u novom sistemu da kontrolišu poslovanje. Ali ako se ovakvo stanje nastavi duže vreme, to je siguran signal da implementacija nije bila uspešna.

Samo tada je već kasno. Potrošeno je ogromno vreme na implementaciju, a greške koje se kasno otkriju mnogo su skuplje nego da su izbegnute na početku. Uz sve to, tada obično počinje „lov na veštice“ da bi se utvrdilo ko je kriv. A najverovatnije je kriv upravo onaj ko i traži krivce zato što celom projektu nije pristupio na pravi način.

Već smo načeli jednu epizodu horor priče kojih ima jako puno. Ali da se vratimo malo unazad i da vidimo šta smo zapravo sve mogli da učinimo da nam se takav scenario ne ostvari. Počinjemo od prve greške.

Greška #1: Loše planiranje

Ova greška se odnosi na upravljanje projektima i može se dogoditi i na strani implementatora i na strani naručioca posla. „Planiranje je apsolutno neophodno ako želite da vaš projekat uspe“, rekli bi svi Project Manageri bez obzira na tip projekta, a naročito u ovako složenim projektima. Većina iskusnih implementatora će se složiti sa gore navedenom rečenicom, ali se vrlo često dešava da se ne radi puno na planiranju implementacije pre nego što ona počne i to na obe strane. Zašto je to tako? Znamo da je neophodno, ali ipak svesno pravimo ovakav problem. Vrlo jednostavno; detaljno planiranje kao i kompletno vođenje projekta košta! Implementacije ERP rešenja nije samo kupovina licence, instalacija softvera i obuka korisnika. To je mnogo kompleksniji projekat i njegovo vođenje jednostavno košta. Taj trošak se mora ukalkulisati na početku i tada je to puno manji trošak nego kasnije ispravljati greške. To je jedini način da izbegnemo sve zamke na putu implementacije i jasno sagledamo sve procese i načine na koje možemo povećati sopstvenu konkurentnost implementacijom ERP-a.

Da bi se rešio ovaj problem, moramo ga podeliti na dva dela. Jedan se odnosi na implementatora, a drugi na naručioca.

Implementator

Kao potencijalni korisnik, od implementatora morate zahtevati da vam predoči na koji način će upravljati projektom i kako je planirao njegov tok. Zahtevajte i da vam predstavi metodologiju upravljanja projektom koju će koristiti tokom implementacije. Naravno bilo bi korisno da se razumete u projektne metodologije ili da imate osobu koja se razume. Ali nikada nemojte da krećete u posao implementacije ako implementator nije budžetirao i vođenje projekta.

To najverovatnije znači da ga neće ni voditi, odnosno da ga neće voditi kako treba. Takođe, bilo bi poželjno da vam implementator predstavi vođu projekta imenom i prezimenom, kako bi ste mogli da budete ubeđeni da je on osoba koja dobro zna svoj posao.

Naručioc

Pre početka implementacije i zbora ERP rešenja, neophodno je sprovesti internu reviziju svih svojih internih procesa i poslovne politike i naravno biti spreman da ih menjate. Jednostavno, ako ništa ne želite da promenite, verovatno nemate ni razloga da uvedete ERP rešenje. Morate biti spremni da kritički pogled ka vašim poslovnim procesima. U ovaj posao revizije, potrebno je uključiti što veći broj zainteresovanih ljudi, kako bi ste dobili podršku od svih njih za proces implementacije, ali i jasno definisati jednu osobu koja ima odgovornost za ovaj posao. Ukoliko niste potpuno uvereni da imate adekvatnu osobu, predlog je da angažujete osobu sa strane koja ima iskustva u ovom poslu. Čak i ako mislite da imate adekvatnu osobu, predlog je da angažujete osobu izvan vaše firme barem da pokuša da kritički sagleda vaše procese.

Ovo je neophodno je će generalno bilo koja osoba unutar firme imati subjektivan pogled na procese ili nekada imati strah da neke procese „proglasi lošim“. Kada sagledate sve poslovne procese i odlučite se za rešenje i implementatora, opet je neophodno da imate osobu koja je odgovorna za kompletan tok projekta. Ovde je već neophodno da se ova osoba i te kako razume u upravljanje projektima. Ako nemate ovakvu osobu unutar firme, obavezno je angažujete kao spoljnog saradnika. Bez obzira na njegove troškove, ovakva osoba će vam uštedeti puno i novca i vremena, a sigurno i nerava. I najvažnije, kada tražite ovu osobu bilo interno ili van vaše kompanije, morate da budete ubeđeni da ona poznaje sve veštine vođenja projekata. To napominjemo zato što je primetna situacija da svi misle da se razumeju u vođenje projekata, ali to je daleko od istine. Vođenje projekata je veština koja se posebno izučava i zahteva i veliko teorijsko znanje, ali i veliku praksu. Nije moguće biti dobar vođa projekta ukoliko neko nema teorijsko znanje, ali i višegodišnju praksu na barem nekoliko desetina projekata.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s